Ochrana osobních údajů a cookies

1. Úvodní ustanovení a správce osobních údajů

1.1.Tyto zásady ochrany osobních údajů informují o tom, jak společnost Flexipea s.r.o. zpracovává osobní údaje v souvislosti s provozem webových stránek www.flexipea.cz a poskytováním svých produktů a služeb. Popisují zejména rozsah zpracovávaných údajů, účely a právní základy zpracování, dobu uchovávání a práva subjektů údajů.

1.2.Tyto zásady doplňují Obchodní podmínky Flexipea, zejména jejich čl. 15, který upravuje ochranu osobních údajů. V případě rozporu mezi těmito zásadami a kogentními ustanoveními právních předpisů mají přednost příslušné právní předpisy.

1.3.Správcem osobních údajů je:

1.4.Pro dotazy týkající se zpracování osobních údajů nebo uplatnění práv můžete správce kontaktovat na e-mailové adrese info@flexipea.cz.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

2.1.Při objednávce digitálního produktu nebo služby zpracováváme zejména jméno a příjmení, případně název firmy, e-mailovou adresu, telefonní číslo (pokud jej uvedete), fakturační údaje a informace související s objednávkou a platbou.

2.2.Při vyplňování testů a diagnostik zpracováváme odpovědi, vyhodnocení a výsledky potřebné k poskytnutí zakoupeného produktu nebo služby — jde zejména o minitesty a hloubkové diagnostiky nabízené v sekci Programy (delegování, stres, manažerský styl, porady, kompas rozvoje, fáze růstu firmy) a o 5D Diagnostiku. Firemní diagnostiky pro vedení popisují čl. 2.9 (Matice závislosti a samostatnosti vedení) a 2.10 (Stresový index firmy pro vedení).

2.3.Při objednávce konzultace, koučinku, workshopu, teambuildingu nebo jiné individuálně sjednané služby zpracováváme údaje potřebné k organizaci a poskytnutí dané služby, včetně údajů obsažených v komunikaci se zákazníkem.

2.4.Při komunikaci se zákazníkem zpracováváme údaje obsažené v jeho dotazu, požadavku nebo jiné komunikaci v rozsahu nezbytném pro vyřízení dané záležitosti.

2.5.Při návštěvě webových stránek zpracováváme technické údaje o návštěvě — IP adresu, navštívenou stránku a doménu, ze které jste na web přišli. Přesný rozsah, forma uložení (hashovaná/nehashovaná IP) a doba uchování jsou popsány v čl. 2.6 a čl. 5.6.

2.6.Konkrétně evidujeme: u objednávky — kód a číslo objednávky, kategorii a název produktu, cenu, e-mail, jméno (příp. firmu), roli/pozici (pokud ji v testu uvedete), odpovědi z testu či diagnostiky a z nich vypočtený výsledek (typ výsledku a procentuální skóre), stav a datum platby, datum dokončení testu, dobu platnosti přístupu a identifikátor platby přijaté přes platební bránu. K opětovnému přístupu k zaplacenému produktu slouží dlouhý, kryptograficky náhodný a neuhodnutelný přístupový token/odkaz (viz čl. 5.3). U běžné návštěvy webu (čl. 2.5, 5.6) evidujeme datum a počet zobrazení stránek, nevratně zahashovanou identifikaci návštěvníka pro daný den, navštívenou stránku, doménu zdroje návštěvy, a — pouze ve zkráceném provozním přehledu posledních přibližně 500 návštěv webu — i skutečnou, nezahashovanou IP adresu.

2.7.Flexipea nezpracovává osobní údaje za účelem cíleného marketingu, reklamy nebo profilování pro třetí strany, pokud není v těchto zásadách nebo v samostatném souhlasu uvedeno jinak.

2.8.Výsledky diagnostik mají informativní a rozvojový charakter. Nejedná se o zdravotnickou dokumentaci ani o poskytování zdravotní péče (viz Obchodní podmínky, čl. 4.3). Pokud by některý formulář v budoucnu umožňoval zadání údajů o zdravotním stavu nebo jiných zvláštních kategorií osobních údajů, bude jejich zpracování posouzeno samostatně podle platných právních předpisů.

2.9.Při firemní diagnostice Matice závislosti a samostatnosti vedení, kterou objednává firma pro své vedení, zpracováváme u každého člena vedení, který test vyplní: jméno, roli či pozici ve firmě a typ role (ředitel / majitel, vedoucí oddělení, manažer týmu), odpovědi v testu a z nich vypočtené výsledky, uvedené vazby na jiné osoby nebo funkce ve firmě (na kom člen vedení čeká, kvůli čemu a s jakým dopadem na provoz — mohou obsahovat jméno jiného člověka) a odhady pro orientační kapacitní model (měsíční cena vlastní práce, počet hodin týdně, které by mohl dělat někdo jiný, a hodinová sazba převzetí). U zadavatele, tedy osoby, která diagnostiku za firmu objednala, zpracováváme jméno, pozici a případně e-mail, údaje o objednávce a jím vyplněný akční plán. Do textových polí prosím neuvádějte údaje o zdraví ani jiné citlivé informace.

2.10.Při firemní diagnostice Stresový index firmy pro vedení, kterou objednává firma pro své vedení, zpracováváme u každého člena vedení, který test vyplní: zvolené označení (kód nebo jméno), funkci ve firmě (nepovinné), odpovědi v testu a z nich vypočtené výsledky. Test se ptá na situace v řízení firmy (priority, kapacita, role, rozhodování, procesy, komunikace, změny), ne na zdravotní ani psychický stav člověka. U zadavatele, tedy osoby, která diagnostiku za firmu objednala, zpracováváme jméno, pozici a e-mail, údaje o objednávce a jím vyplněný plán rozhodnutí (může obsahovat jméno odpovědné osoby). Do textových polí prosím neuvádějte údaje o zdraví ani jiné citlivé informace.

3. Účel a právní základ zpracování

3.1. Objednávky a plnění smlouvy

Osobní údaje zpracováváme za účelem vyřízení objednávky, dodání zakoupeného digitálního produktu nebo poskytnutí služby, komunikace se zákazníkem a řešení případných reklamací. Právním základem je plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

3.2. Účetní a daňové povinnosti

Údaje zpracováváme v rozsahu nezbytném pro vystavení účetních a daňových dokladů, vedení účetnictví a plnění dalších zákonných povinností. Právním základem je plnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

3.3. Provoz a zabezpečení webu

Technické údaje zpracováváme za účelem zajištění funkčnosti, bezpečnosti a základního provozu webových stránek. Právním základem je oprávněný zájem správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

3.4. Komunikace a zákaznická podpora

Údaje zpracováváme za účelem odpovědi na dotazy, poskytování podpory, vyřizování požadavků a ochrany práv správce. Právním základem je podle povahy komunikace plnění smlouvy, oprávněný zájem nebo jiný odpovídající právní základ.

3.5. Marketingová komunikace

Pokud při objednávce zaškrtnete nepovinný souhlas s marketingovými e-maily, zpracováváme vaši e-mailovou adresu, jméno, datum udělení souhlasu a informaci o tom, který produkt jste zakoupili, abychom vám mohli zasílat novinky, tipy a nabídky z ekosystému Flexipea. Právním základem je váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Souhlas můžete kdykoli odvolat — odkazem pro odhlášení v každém takovém e-mailu nebo zprávou na info@flexipea.cz; odvolání nemá vliv na zakoupené produkty ani na zákonnost zpracování před odvoláním. Údaje pro tento účel zpracováváme do odvolání souhlasu; záznam o udělení a odvolání souhlasu uchováváme po dobu nezbytnou k jeho prokázání. Odmítnutí marketingové komunikace nemá vliv na možnost zakoupit si naše produkty nebo služby.

3.6.Web nepoužívá žádné analytické, marketingové ani remarketingové nástroje třetích stran (např. Google Analytics, Meta Pixel apod.) a neprovádí sledování napříč jinými weby. Pro základní přehled o návštěvnosti používáme vlastní jednoduchý nástroj běžící výhradně na našem serveru (viz čl. 5.6) — nejde o cookie ani o technologii ukládanou v prohlížeči návštěvníka. Právní základ je stejný jako u čl. 3.3: oprávněný zájem správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

3.7. Firemní diagnostika Matice závislosti a samostatnosti vedení

Údaje podle čl. 2.9 zpracováváme za účelem poskytnutí diagnostiky, kterou si objednala firma, tedy sestavení manažerského reportu pro zadavatele a případného kontrolního měření. Právním základem je u zadavatele a firmy plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, u ostatních členů vedení oprávněný zájem firmy a Flexipea na poskytnutí objednané diagnostiky podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Vyplnění testu je dobrovolné. Report včetně výsledků jednotlivých členů vedení (jméno, role, výsledky podle oblastí, uvedené vazby a kapacitní odhad) vidí pouze zadavatel prostřednictvím neveřejného odkazu, a to až po vyplnění všemi; ostatní členové vedení výsledky nevidí. Odpovědi se vyhodnocují na našem serveru. Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete vznést námitku a můžete požádat o výmaz svých odpovědí (čl. 7).

3.8. Firemní diagnostika Stresový index firmy pro vedení

Údaje podle čl. 2.10 zpracováváme za účelem poskytnutí diagnostiky, kterou si objednala firma, tedy sestavení výsledků vedení a plánu rozhodnutí pro zadavatele a případného kontrolního měření. Právním základem je u zadavatele a firmy plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, u ostatních členů vedení oprávněný zájem firmy a Flexipea na poskytnutí objednané diagnostiky podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Vyplnění testu je dobrovolné. Výsledky včetně odpovědí jednotlivých členů vedení (označení, funkce a výsledky podle oblastí) vidí pouze zadavatel prostřednictvím neveřejného odkazu, a to průběžně od první odpovědi; ostatní členové vedení výsledky nevidí. Odpovědi se vyhodnocují na našem serveru. Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete vznést námitku a můžete požádat o výmaz svých odpovědí (čl. 7).

4. Doba uchovávání osobních údajů

4.1.Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro naplnění účelu, pro který byly získány, případně po dobu stanovenou právními předpisy.

4.2.Údaje související s objednávkou, zakoupeným produktem a poskytnutou službou uchováváme po dobu nezbytnou pro plnění smlouvy, vyřízení reklamací a ochranu právních nároků.

4.3.Přístup k zakoupeným digitálním produktům se řídí dobou uvedenou v aktuálních Obchodních podmínkách Flexipea a podmínkami konkrétního produktu.

4.4.Konkrétně: doba přístupu k zakoupenému produktu, a s ní i platnost přístupového odkazu/kódu, je v současnosti 3 měsíce od zaplacení, stejně pro všechny produkty dostupné přímo přes web (viz Obchodní podmínky, čl. 7); u individuálně sjednaných služeb (konzultace, workshopy, týmové programy) se řídí konkrétní dohodou. Po uplynutí této doby přístupový odkaz přestává fungovat. Samotný záznam o objednávce zůstává uchován déle — po dobu nutnou pro účetní a daňové účely a pro řešení případných reklamací a nároků (viz čl. 4.5) — jeho výmaz nad rámec této doby lze požadovat postupem podle čl. 7.

4.5.Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, a to i po skončení smluvního vztahu.

4.6.Technické záznamy o provozu a návštěvnosti webu uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro příslušný účel. Konkrétní doby uchovávání jednotlivých typů záznamů jsou uvedeny v čl. 5.6.

4.7.Po uplynutí příslušné doby údaje vymažeme, anonymizujeme nebo jinak zlikvidujeme, pokud neexistuje další právní důvod pro jejich uchování.

4.8.Údaje z firemních diagnostik Matice závislosti a samostatnosti vedení (čl. 2.9) a Stresový index firmy pro vedení (čl. 2.10) uchováváme po dobu poskytování diagnostiky a pro případné kontrolní měření, nejdéle 12 měsíců od konce termínu pro vyplnění; poté se automaticky smažou. Dříve je smažeme na žádost zadavatele a odpovědi konkrétního člena vedení na jeho žádost. Údaje o objednávce a účetní doklady se řídí čl. 4.2 a 4.5.

5. Cookies a obdobné technologie

5.1.Webové stránky www.flexipea.cz používají cookies. Cookies jsou malé soubory ukládané do zařízení návštěvníka, které umožňují například zachovat přihlášení nebo zajistit fungování určité části webu.

5.2.Používáme pouze technické cookies, které jsou nezbytné pro fungování webových stránek a služeb, které si návštěvník vyžádal. Pro jejich použití není nutný předchozí souhlas.

5.3.Konkrétně jde o tyto cookies:

• a) flexipea_auth — přihlašovací cookie k chráněné části webu (administrace, testy před veřejným spuštěním). Vlastní (first-party), technická, nevyžaduje souhlas. Platnost: 1 rok, nebo do odhlášení.
• b) přístupová cookie ke konkrétnímu zakoupenému produktu (název obsahuje identifikátor produktu) — umožňuje vrátit se k zaplacené diagnostice či výsledku bez opětovného zadávání přístupového kódu. Vlastní (first-party), technická, nevyžaduje souhlas. Platnost: shodná se zbývající dobou přístupu k danému produktu, viz čl. 4.4.

Web nepoužívá žádné cookies třetích stran (reklamní, remarketingové, sociálních sítí ani analytické). Ani zpracovatelé uvedení v čl. 6 (platební brána, e-mailová služba) k poskytnutí své služby cookie do vašeho prohlížeče neumísťují.

5.4.Pokud budou na web přidány analytické, marketingové nebo jiné cookies, které nejsou nezbytné pro provoz, budou před jejich použitím splněny příslušné povinnosti včetně získání souhlasu, pokud je vyžadován.

5.5.Web aktuálně nepoužívá cookie lištu ani nástroj pro správu souhlasů, protože nepoužívá žádné cookies, u kterých by byl souhlas vyžadován (viz čl. 5.2–5.3). Pokud by v budoucnu přibyly cookies vyžadující souhlas, bude odpovídající nástroj doplněn dříve, než začnou být použity.

5.6.Přehled návštěvnosti webu je řešen vlastním nástrojem provozovaným výhradně na našem serveru (nejde o službu třetí strany typu Google Analytics) a nepoužívá k tomu žádné cookies ani jinou technologii ukládanou v prohlížeči. Zaznamenává se datum a počet zobrazení stránek, přibližný — nevratně zahashovaný — počet unikátních návštěvníků daný den, navštívená stránka a doména zdroje návštěvy. Tyto agregované denní statistiky uchováváme nejdéle 95 dní. Samostatně vedeme provozní přehled posledních návštěv se skutečnou IP adresou, který ale neomezujeme počtem dní, nýbrž počtem záznamů — obsahuje vždy jen zhruba posledních 500 návštěv webu, starší se průběžně přepisují novými. Pokud se návštěvník do 30 minut po prohlížení webu přihlásí, jeho předchozí anonymní návštěvy se z evidence odstraní a nezapočítávají se do statistik.

6. Příjemci osobních údajů a zpracovatelé

6.1.Osobní údaje nepředáváme partnerům pro marketing, reklamu nebo sociální sítě.

6.2.Pro zajištění provozu a poskytování služeb využíváme zpracovatele, kteří mají k osobním údajům přístup pouze v rozsahu nezbytném pro poskytnutí jejich služby. Jedná se zejména o:

• a) GoPay s.r.o. — platební brána pro zpracování plateb za objednávky;
• b) poskytovatel e-mailové komunikace (SMTP server smtp.forpsi.com) — doručování potvrzení objednávek a dalších transakčních e-mailů souvisejících s poskytovanými službami;
• c) poskytovatel hostingu webových stránek (Vercel Inc.) — technický provoz webu;
• d) poskytovatel databázové služby (Upstash Inc.) — uložení objednávek, přístupových tokenů, údajů z firemních diagnostik Matice závislosti a samostatnosti vedení a Stresový index firmy pro vedení a údajů o návštěvnosti webu;
• e) poskytovatel účetních služeb, je-li jeho zapojení nezbytné pro plnění účetních a daňových povinností.

6.3.Poskytovatelé uvedení v čl. 6.2 pod písm. c) a d) mají sídlo mimo Evropský hospodářský prostor (USA). K předání osobních údajů těmto poskytovatelům dochází pouze v rozsahu technického provozu webu a uložení dat, na základě odpovídajícího mechanismu předání podle GDPR (typicky standardní smluvní doložky) v rámci jejich vlastních podmínek zpracování osobních údajů. Aktuální znění těchto podmínek je k dispozici u daných poskytovatelů; bližší informace poskytneme na vyžádání.

6.4.Konkrétní poskytovatelé a případné předávání osobních údajů do třetích zemí se posuzují podle skutečně využívaných služeb. Pokud dochází k předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor, zajistíme odpovídající právní mechanismus podle GDPR.

6.5.Osobní údaje můžeme poskytnout orgánům veřejné moci, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon.

7. Práva subjektů údajů

7.1.Ve vztahu ke svým osobním údajům máte právo požadovat přístup k osobním údajům a informace o jejich zpracování; požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů; požadovat výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky; požadovat omezení zpracování; na přenositelnost údajů, pokud jsou splněny podmínky podle GDPR; vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu; a kdykoli odvolat souhlas se zpracováním, pokud je zpracování založeno na souhlasu.

7.2.Pro uplatnění svých práv nás kontaktujte na info@flexipea.cz.

7.3.Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtě stanovené GDPR. V případě potřeby můžeme požádat o ověření totožnosti žadatele.

7.4.Pokud se domníváte, že zpracování vašich osobních údajů porušuje právní předpisy, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

8. Zabezpečení osobních údajů

8.1.Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím nebo poškozením.

8.2.Webové stránky jsou provozovány výhradně přes zabezpečené šifrované připojení HTTPS.

8.3.Přístup k administraci, databázím a uloženým údajům je chráněn odpovídajícími přístupovými opatřeními. Přístup k osobním údajům je omezen na osoby a poskytovatele, kteří jej potřebují k plnění svých úkolů.

8.4.Konkrétně: heslo k administraci a chráněné části webu je uloženo mimo zdrojový kód webu, počet neúspěšných pokusů o přihlášení je omezen proti automatizovanému zkoušení hesel a všechna přihlášení lze kdykoli hromadně zneplatnit najednou. Přístup k zakoupenému obsahu je chráněn dlouhým, kryptograficky náhodně generovaným a neuhodnutelným přístupovým odkazem s časově omezenou platností. Osobní údaje jsou uloženy v zabezpečené databázi u prověřeného poskytovatele infrastruktury. IP adresy se u dlouhodobých statistik návštěvnosti ukládají jen v nevratně zahashované podobě (viz čl. 5.6). Zabezpečení webu průběžně kontrolujeme a zjištěné nedostatky bez zbytečného odkladu opravujeme.

8.5.Konkrétní bezpečnostní opatření se mohou lišit podle použitého systému, hostingu a poskytovaných služeb. Údaje o technických opatřeních zveřejňujeme pouze v rozsahu, který neohrožuje bezpečnost webu ani osobních údajů.

9. Závěrečná ustanovení

9.1.Tyto zásady může Flexipea s.r.o. průběžně aktualizovat, zejména v souvislosti se změnou poskytovaných služeb, technologií nebo právních předpisů.

9.2.Aktuální znění zásad je vždy dostupné na této stránce.

9.3.Tyto zásady se řídí právním řádem České republiky a nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR).